Les differents avantages d’utiliser un logiciel de facturation

La facturation est l’une des étapes incontournables au sein d’une société. Certaines structures utilisent encore la méthode traditionnelle à la main et les facturiers papier, d’autres se lancent dans la digitalisation au moyen des tableurs. Mais la technologie actuelle ne cesse d’innover. Pour faciliter la tâche, il est possible de choisir un logiciel de facturation, installé sur votre ordinateur ou en ligne (SaaS). Cet article vous présente quelques avantages de cet outil numérique.

Gagner du temps sur les traitements

Quand on dirige une entreprise, il faut savoir utiliser de manière avantageuse le temps de travail. Préparer les factures de façon manuelle est non seulement fastidieux, mais aussi chronophage. Vous perdez des heures à insérer les données, à faire les calculs et mettre en forme les documents.

Grâce à un outil de facturation, les entrepreneurs peuvent gagner du temps sur les tâches de comptabilité et de gestion pour se consacrer davantage à d’autres activités créatrices de valeur. Il est possible de créer des matrices de factures réutilisables et des documents dématérialisés pour répondre à des besoins d’envois numériques.

Minimiser les risques d’erreurs

Comme tout programme informatique, le logiciel de facturation permet d’automatiser tous les processus, allant de la comptabilité jusqu’à la sortie des factures. Cela concerne le report du taux de TVA applicable suivant les données fournies, l’exploitation des données client, l’application d’une remise, le calcul des prix hors taxes et Toutes taxes comprises. Il n’y a aucune intervention humaine, ce qui permet de limiter les erreurs et les risques d’oubli des factures. L’outil numérique est en mesure de conserver des traçabilités de chaque opération faite.

Centraliser les données « clients »

Le fait de pouvoir centraliser l’ensemble des informations essentielles concernant les clients est aussi l’un des principaux avantages d’utiliser un logiciel information. En effet, l’adresse, la raison sociale, les modalités de facturation/de paiement, le taux de TVA applicables, etc. sont répertoriés sur des fiches paramétrables. Difficile, voire impossible d’avoir des doublons. Les documents pré-remplis sont réutilisables dans le futur.

Réaliser les factures suivant les normes en vigueur

Les processus de facturation sont à la fois nombreux et complexes. Sans compter la diversité des dispositions légales qui les encadrent et qui sont en constante évolution. Un outil informatique permet de procéder suivant les normes en vigueur liées à ce service, sans devoir effectuer une veille juridique. Cela concerne essentiellement :

les mentions légales pour la création du document (identification des entreprises, date d’émission, délai de paiement, taux de TVA, taux des pénalités de retard…),
la numérotation des factures ;
la classification des factures avec des options de conservation en ligne.

L’accessibilité des données pour suivre l’évolution de l’entreprise

Centralisées en un seul endroit, les informations sont accessibles en temps réel, à tout moment et à n’importe quel lieu pour faciliter leur analyse et la création des documents associés. C’est le cas si vous utilisez un programme en mode SaaS. Il suffit de connecter à un compte de la société pour pouvoir travailler en continu. Certains modules sont capables d’éditer des tableaux de bord pour suivre l’évolution des chiffres, des ventes, des achats, des délais de paiement des clients, etc.